Tips para ahorrar en la gestión de Facility Management

Por: Omar Huerta, Fundador y Dueño de Cahab S.A. de C.V. 

Iniciemos por lo más básico: todos nos trasladamos constantemente entre distintos entornos, ya sea de nuestro hogar a la oficina, a un centro comercial, a la escuela o a un hospital. Todos estos espacios, e incluso las vialidades que los conectan, requieren de limpieza, mantenimiento, diseño, planeación y seguridad. El objetivo es doble: mejorar la experiencia de quien los habita y asegurar la rentabilidad del activo. Todo esto es lo que engloba el Facility Management (FM) o la Administración de Propiedades. Todos estos elementos se integran bajo la disciplina del Facility Management (FM) o Administración de Inmuebles, cuya función es optimizar la imagen del activo, garantizar su plusvalía y asegurar la continuidad operativa de los negocios.

Para comprender la magnitud de esta industria, es necesario analizar las cifras de inversión a nivel internacional. De acuerdo con diversas investigaciones de mercado, se estima que el gasto total de la industria global de Facility Management superará los 3 billones de dólares (USD) para el año 2026. Para dimensionar el impacto de esta cifra, este capital es equiparable al Producto Interno Bruto (PIB) de potencias económicas como Rusia o Italia, lo que subraya la escala masiva de recursos que esta actividad moviliza a nivel mundial.

Al aterrizar este análisis en el contexto nacional, el potencial de crecimiento en México es igualmente significativo. Se estima que, para 2026, el mercado de Facility Management en el país alcanzará un valor de 37,820 millones de dólares, cifra que destaca al contrastarse con un PIB nacional proyectado en 2.12 billones de dólares. 

En la siguiente gráfica, se puede observar con mayor claridad la proporcionalidad y relevancia que tiene la correcta administración de propiedades dentro de la economía nacional.

Dentro del ecosistema del Facility Management, la gestión financiera se articula principalmente a través de dos pilares: el Opex (Operating Expense) y el Capex (Capital Expenditure). Mientras que el Opex comprende los gastos operativos cotidianos y el flujo de caja mensual, el Capex representa las inversiones de capital destinadas a la implementación de proyectos con un Retorno de Inversión (ROI) a corto o mediano plazo, o bien, a la sustitución de activos que han cumplido su ciclo de vida útil, ya sea por obsolescencia o por un desgaste derivado de la operación.

El presente análisis se centrará en el Opex, cuya distribución suele seguir un comportamiento estandarizado dentro de la industria. Si bien estos porcentajes varían según el sector, la siguiente tabla representa el promedio operativo observado en el mercado:

Como se observa, el 45% del gasto operativo se concentra en la nómina del personal interno y el arrendamiento del inmueble. Dado que la propiedad del espacio operativo por parte de la empresa es una excepción y no la regla, la negociación con el landlord se vuelve un factor crítico.

En la práctica, los contratos de arrendamiento suelen pactarse en plazos de 5 a 10 años con ajustes anuales indexados a la inflación. Una gestión estratégica del Opex —sin profundizar en las implicaciones fiscales que corresponden a los especialistas en la materia— debe contemplar cláusulas de salida anticipada y derechos de subarrendamiento o sub-leasing. Esta última figura cobró especial relevancia tras la pandemia, permitiendo a las empresas mitigar el impacto de contratos de largo plazo ante la reducción de sus necesidades de espacio físico.

Por otro lado, el rubro correspondiente a la nómina de los equipos de administración requiere una planeación meticulosa. La selección de perfiles debe alinearse con la propuesta de valor entregada al cliente final: si el enfoque es la experiencia del usuario, la integración de talento proveniente del sector hospitality es altamente efectiva; si la prioridad es la integridad del activo, la especialización en hard services resulta indispensable.

Finalmente, es imperativo monitorear constantemente la eficiencia de la plantilla operativa. Una gestión deficiente del crecimiento del personal suele derivar en una duplicidad de funciones que, eventualmente, obliga a ajustes de nómina reactivos. Por ello, mantener el número idóneo de colaboradores es la única vía para garantizar la sostenibilidad del servicio y la salud financiera del proyecto.

En la siguiente gráfica se muestra cómo se ve una operación tradicional de Facility Management:

En el análisis de los servicios subcontratados —que incluyen limpieza, mantenimiento y diversos proveedores externos—, así como de los suministros energéticos, se observa una transformación estructural en los costos operativos. Históricamente, estos servicios representaban una carga menor en el presupuesto; sin embargo, el incremento sostenido del salario mínimo en años recientes ha reconfigurado este rubro de manera significativa.

Entre 2018 y 2024, el salario mínimo experimentó un crecimiento cercano al 300%, pasando de $88.40 a $248.93 MXN. Esta evolución ha tenido un impacto directo en los costos de los servicios tercerizados. Ante este escenario, las organizaciones se enfrentan a la disyuntiva de absorber este incremento o reducir las plantillas de personal, lo cual podría comprometer los estándares de servicio. No obstante, esta presión inflacionaria ha acelerado la adopción de tecnología: la integración de maquinaria autónoma para tareas de limpieza, que anteriormente se descartaba por sus costos de capital, se ha convertido en una alternativa financieramente viable y competitiva en los últimos cinco años.

Finalmente, la gestión de los mantenimientos preventivos y correctivos exige una visión estratégica por parte del Facility Manager. Existe una tensión natural entre las recomendaciones de periodicidad de los proveedores —fundamentales para la vigencia de las garantías— y la optimización del Opex.

En este contexto, el gestor de activos debe actuar como un estratega capaz de jerarquizar las intervenciones. La recomendación fundamental es priorizar invariablemente el mantenimiento de los sistemas críticos, asegurando que la disponibilidad y resiliencia de la infraestructura no se vean comprometidas ante eventualidades. La correcta administración de estos rubros no solo protege la integridad del inmueble, sino que garantiza la continuidad del negocio en el largo plazo.